“假如签证官亲自指导，申请材料怎么做?”——你这么想过吗?如没有，那现在该这么想，因为这对做好签证材料会有意想不到的启发和帮助。
不妨大胆设想：假如您是个加拿大使馆签证官，您的配偶是中国人，您配偶的亲属申请加拿大留学签证，责令您亲自指导一番。您不想走后门，自信这孩子只要把材料做好，完全能成功获签。您会怎样指导这孩子准备材料?无非有这么几方面要注意：

㈠规范严谨，该有的必须有，用不着的不用
⒈规范。加拿大使馆对留学签证必须提交的基本材料有相当明细的要求。只照单抓药，逐一准备即可。文件不仅要完整，而且要尽量官方、正式、整洁、可信，忌讳师出无名、随随便便。
实例1：某学生父母在北京秀水街个体经营服装，自负盈亏，如何证明收入?若是他们自己开个证明，说年收入30万元，您作为签证官能信服么?换个思路，若是由秀水街管理部门证明他们的年销售额和年收入，再由朝阳区个体协会审核盖章，力度是不是大得多?一样的职业，一样的收入，这就是规范的好处!
⒉严谨。谁都知道：外事无小事。签证材料，要最大限度避免犯错，尤其不要犯本可以避免的错。还用那个假设，若您是签证官，一般不会计较申请人因英语不高而出现的一些用词不当。譬如说，如果学生在学习计划里说自己是个“three good student”，尽管可笑，您八成不介意。
但如果学生的姓名写成了别人的名字，性别填错了，出生日期写成了2990年3月15日，而且到处是拼写错误，显然连Word自动提醒都没理会，那等于大声告诉您：“我才不把这个申请当回事呢!我不在乎!“作为签证官，您会怎么反应?您八成会越看越不像话，心想：你不在乎，我更不在乎。拒签了事。
更大的严谨，是要避免事实错误、逻辑错误。
实例2：学生父母若经营自己的公司，公司的简单介绍必不可少。有些懒人就抄写公司营业执照上的经营范围。谁都知道，执照的经营范围一般很宽泛笼统，而公司实际经营的业务具体、专精得多。照抄执照不仅不能反映公司实际业务，反而错过了通过介绍公司烘托家庭经济实力的好机会。
实例3：申请材料在不同部分陈述的事实，在逻辑上应是一个整体，必须相互一致、彼此呼应，忌讳自相矛盾。一个高中成绩单平均分90多分的学生，如果会考成绩仅是良和及格，高考成绩仅300多，作为签证官，您即刻会看出问题：很有可能成绩单做了手脚。
⒊该有的必须有，用不着的不用。很多申请材料惟恐“包装”不够，好像对自己“有利”的材料没用上就吃亏了似的，不管是否必要，提交了再说。
实例4：在留学签证申请中，常见到使馆并未要求的材料——五花八门的奖状和推荐信，奥数证书、钢琴小提琴等级证书、计算机等级证书、日语证书，甚至还有把B级驾照交上去当资质的。作为签证官，您见了这些东西，不仅不会领情，反而不由自主心生反感。为什么?因为审理每个申请，您平均只有15分钟时间。这些人交来一大堆不相干的材料，显然是根本没把您的时间当回事，显然是希望通过多占用您的时间，来获取额外的机会。他们显然也没意识到，这样做，只会干扰正常审理，让您在有限的时间里更难抓住重点，让申请更容易被拒。

㈡简洁清晰，疑点弱点必须有交待
⒈简洁清晰。很多人不明白，签证官只是您的工作，您来中国、来使馆的使命，不是非批准他们的申请不可。使馆永远有源源不断的签证申请等着审理，而您审理每份申请的时间有限，平均只有15分钟。您的工作业绩、您的收入，并不与批准数量挂钩，而是与处理数量挂钩。因此，您和其他签证官都自然而然喜欢薄些的案子。使馆早就有“thin file policy”，对材料简洁的申请给予一定优待。简洁不仅体现在材料上，还包括谴词用句上。能一页纸解决问题的，不要两页;能一段说完的，就不要两段;能一句说，就不两句。与此同时，别忘了：简洁的目的是说清楚，简洁的底线也是说清楚。
⒉疑点弱点必有交待。没有疑点弱点的签证申请人很少。学生自身或学生家长的某些不足可以成为弱点疑点，个别文件的天生不足也可能成为弱点疑点。只有把自己放到签证官的角度上，才便于发现疑点弱点。对重要的疑点弱点必须说清，否则很可能拒签。
实例5：某学生家庭，父亲在一家公司担任大股东和总经理已十余年，年收入超过60万元，母亲是家庭妇女，家庭有三套房产、私家车和200多万新存款，但没有老存款。这样的经济条件，会获得签证吗?
答案：必须解决一个疑点、一个弱点，否则会拒签。疑点是：收入60万元，真的假的?有何依据?有税单吗?必须提供税单吗?若没税单，如何证明收入?弱点是：钱没历史。200多万新存款钱哪来的?这么高收入，以前的钱哪去了?这些新存款是为了办签证临时凑的吧?会不会办完签证就又蒸发了?
实例6：某学生上初中时父母为他申请去加拿大夏令营，被拒签两次没去成。两年前父母递交了加拿大投资移民申请，目前还在等待审理。该生最近高中毕业，申请留学签证。该生学习不错，家里资金很好。这样的条件，会获签吗?
答案：必须解决一个弱点、一个疑点，否则会拒签。弱点是：拒签史，尤其是以前拒签的原因——哪怕以前拒签的原因看起来没啥。疑点是：父母的投资移民申请还在审理，结果未知。
对疑点弱点的处理，是决定签证成败的核心。

㈢说大白话，用事实说话，少说理，留余地
日常生活或工作中，我们与人沟通恐怕都遇到过这种情况：自己本来有道理，却因为说话的方式不对，沟通的效果不理想甚至失败。
留学签证申请全靠书面沟通，前面第(一)第(二)条所讲的事项至关重要，这条所讲的沟通方式也很重要——千万别因为话没说好，坏了大事。那才冤呢!
这些年来，全国各地常有被拒签的学生或家长慕名来找我们，我因而“有幸”见过不少出自业内顾问、翻译公司、写作中心之手的拒签材料。一个通病是：都卖力地展现和炫耀，都有些天花乱坠，都把话说得太满，调子唱得太高。
换了您是签证官，见到这样的文字，会怎么想?
作为签证官，您很忙、很累、不时有点烦，很希望轻松点、愉快点，下班后才有剩下的心情和力气去过自己的生活。你最讨厌申请人骗你，也不喜欢他们对你高谈阔论、指指点点，更不喜欢他们对你居高临下、口出狂言。虽然你很友善，但他们不该忘了：你是签证官，你掌握着沟通的主动权、决定权。
您喜欢的申请材料，语言直白清晰，把该提供的事实如实简洁地陈述出来，让你很快就能看明白;这样的申请材料，申请人在恰如其分的地方和时机也表达要讲的道理，但言简意赅，口气温和，读着舒服。
您喜欢的申请人与您书面沟通时，令您如见其人、如闻其声，像个与您有君子之交的朋友。对这样的申请人，您不愿拒绝。